Proje yönetimi neden önemli

İş dünyasında farklı büyüklükteki şirketlerin başarıyı elde etmek için uygulaması gereken bir dizi yöntem bulunuyor. Planlı ve sistematik olunmak ise bunların başında geliyor. Az hata ile kaliteli iş yapmak proje yönetimi ile mümkün oluyor. Bu nedenle proje yönetimi nedir, proje yönetimi nasıl yapılır gibi sorular, iş dünyasında başarı için doğru biçimde cevaplanmalı ve uygulanmalı.

İş dünyası projeler üzerinde şekilleniyor. Projelerin başarısızlığa uğramaması sistemli ilerlemeyi gerektiriyor. İşte bu noktada proje yönetimi neden önemli sorusunun yanıtı da ortaya çıkıyor. Proje yönetimi, takip sürecinden farklı ihtiyaçların karşılanmasına pek çok avantaj sağlıyor.

Proje yönetimi nedir?

Bir şey üretmek, değişimi yönetmek, riskleri yönetmek etkili bir proje yönetimi gerektiriyor. Proje yönetimi nedir sorusunu etkinlikler zincirinin özel yönetim yapı ve teknikleri kullanılarak yönetilmesi şeklinde yanıtlayabiliriz. Bir başka ifadeyle proje yönetimi, zamanı ve finansal kaynakları efektif kullanmak anlamına geliyor.

Tanımlanmış gereksinimleri karşılamak, farklı istek ve beklentileri olan paydaşların yönetimi, rekabetçi istekleri dengelemek, ulaşılabilir hedefler belirlemek ve beklentileri belirlemek proje yönetimi sayesinde olabiliyor. Proje yönetimi; zaman yönetimi, maliyet yönetimi, kalite yönetimi, İK yönetimi, tedarik yönetimi, risk yönetimi ve satın alma yönetimi süreçlerini kapsıyor. Proje fikrinin ortaya çıkışından kağıda dökülmesine, kaynak yaratılmasından projenin değerlendirilmesine ve  ilgili paydaşlara yayılmasına kadar tüm süreci yönetme yaklaşımı proje yönetimi döngüsü olarak ifade ediliyor.

Proje yönetim süreçleri

Başarılı proje yönetimi projenin oluşturulmasından tamamlanmasına tüm süreçlerde titizlik gösterilmesini gerektiriyor. Proje yönetimi başlangıç, planlama, yürütme, izleme, kontrol etme, ve kapanış süreçlerinden oluşuyor. Her süreç başka süreçleri de içeriyor. Proje ekibi görev ve sorumlulukları da bu süreçte belirleniyor. 

Başlangıç sürecinde  “proje neyle ilgili ve neden önemli” ve “proje nasıl yürütülecek” sorusunun cevabı aranıyor. Planlama sürecinde “iş için harcanan çabanın kapsamı ve niteliği nedir” ve “projeyi nasıl tamamlayacağız” soruları cevaplanıyor. Yürütme sürecinde projenin belirlenen zamanda belirlenen kalite düzeyinde tamamlanması için gerekli kontrol faaliyetleri yapılıyor.

İzleme ve kontrol etme sürecinde riski ve kaliteyi kontrol altında tutabilmek için risk takip kayıtları, faaliyet planları, durum raporları ve proje değişiklik kayıtları takip edilerek kontrol ve yürütme düzeyi artırılıyor. Kapanış sürecinde yeni bir proje için kullanılabilecek “alınan dersler” özetleniyor, müşteri veya sponsordan sonuçları kabul ettiğine dair resmi onay alınıyor ve proje kontratı kapatılıyor.

Süreçlerden anlaşılacağı üzere proje yönetimi yalnızca koordine etmek anlamına gelmiyor. Kapsamlı bir süreci ifade eden proje yönetimi, zaman ve finans yönetimi ile kalite ve risk faktörleri gibi değişkenleri kapsamına alıyor. Kötü bir proje yönetimi ve kaynakların doğru olmaması, doğru idare edilmemesi projeden zarar görmeye neden olabiliyor.

Proje yönetimi avantajları

Proje yönetiminde aşamalar belirlenen tarih dilimlerine uygun şekilde yerine getirilmesi sayesinde projenin bitirilmesi gereken zamanın aşılmamasını sağlıyor. Proje yönetiminin deneyimli ve tecrübeli kişiler tarafından yapılması projenin beklenen kalitede olmasını sağlıyor. Proje yönetimi sürecinde sağlıklı iletişim kanalları oluşturularak proje paydaşları arasındaki anlaşmazlık riski en aza indirilebiliyor. Proje yönetimi maliyetin etkin ve verimli yönetilmesinde etkili oluyor.